DigAI · Hub de CS

Do kickoff ao onboarding concluído — deck oficial, integração com ATS, sequência de ativação e os fatores críticos das etapas 04 a 07.

Blueprint da jornada · Etapas 04 a 07. Este é o momento em que o cliente sai do "assinou" para o "está operando". Vai do kickoff à conclusão do onboarding, com meta de operação no ar em até 5 dias úteis após o kickoff. Qualquer pessoa que assuma a área deve conseguir conduzir este momento seguindo o que está abaixo.

Referências aos princípios: P1 Transição quente · P2 North Star · P3 CS não é suporte · P4 Tudo documentado.

04 · Kickoff (até D+5)

O que é: reunião de abertura da implantação, em até 5 dias úteis da assinatura. Alinha objetivos, definições e próximos passos com o cliente.

Quem faz: CSM conduz. Do lado do cliente: PM/ponto focal, sponsor executivo e contato técnico do ATS.

Material padrão da área: há um deck de kickoff que é o template oficial — todo kickoff usa essa estrutura, trocando apenas os dados do cliente. É material de acesso obrigatório para toda a área. Modelo de referência (Klabin): abrir deck.

Estrutura do deck (agenda em 5 blocos):

Overview DigAI — posicionamento como TIP (Talent Intelligence Platform), o cérebro central da aquisição de talentos, que usa ciência de dados e IA para buscar, entrevistar, recomendar candidatos e prever o sucesso do profissional. As 5 capacidades da TIP: hunting (banco de talentos + social recruiting), validação de interesse automática, entrevista por IA no WhatsApp, rankeamento e insights, e agendamento automático.
Objetivos do projeto — extrair o máximo valor do R&S e otimizar o processo ponta a ponta. Os quatro objetivos conversam direto com os 4 pilares: aumento da assertividade na triagem, redução do tempo de preenchimento da vaga (SLA de contratação), qualidade dos candidatos no topo do funil (adesão/contratação) e employer branding com feedbacks personalizados.
Algumas definições — timeline de gestão do projeto; disponibilidade dos envolvidos (recrutadores e gestores); curadoria contínua e busca ativa pela adesão do candidato por vaga; acompanhamento executivo dos indicadores da TIP; equipe de suporte DigAI dedicada; e, ponto crítico, definir a figura de PM do lado do cliente e os key users iniciais.
Fatores críticos de sucesso — os SLAs comunicados explicitamente (CS: resposta em até 24h; suporte técnico: resolução em até 72h) e o processo de integração com o ATS em 4 passos: (1) fornecer usuários/token — imediato; (2) implementação na DigAI — 10 dias úteis; (3) testes de funcionamento — 1 dia útil; (4) criação das primeiras vagas com integração.
Próximos passos — definir as vagas iniciais e confirmar o entendimento do funil; criar as primeiras vagas reais na DigAI; disponibilizar acessos aos usuários; disponibilizar token para configuração da integração; definir data de treinamento e agenda de acompanhamento.

Como fazer: rodar o deck na ordem; validar a North Star dentro dos 4 pilares (P2); fechar a definição de PM e key users do lado do cliente; sair da reunião com os próximos passos, cada um com responsável e data.

Registro: North Star e linha de base no CS Monitor; próximos passos e responsáveis formalizados por e-mail; deck do cliente arquivado (P4).

05 · Workflow — reunião de trabalho (fluxo real)

O que é: sessão logo após o kickoff para desenhar onde a DigAI se encaixa no processo real de recrutamento do cliente.

Quem faz: CSM + manager/PM do cliente.

O que fazer: confirmar o entendimento do funil (iniciado no kickoff), definir as vagas iniciais, as etapas e as regras de encaixe da DigAI.

Como fazer: mapear o fluxo real — Vaga no ATS (origem) → Etapa DigAI (candidatos entram) → IA entrevista (áudio no WhatsApp) → Ranking (score gerado) → Recrutador avalia (aderência) → Gestor (recebe a shortlist). Deixar explícito que somos consultivos e não operamos pelo cliente: o PM/manager é dono do roll-out e dos key users, e é quem tem pulso para o time seguir o processo, principalmente os usuários iniciais (P2).

Registro: processo acordado documentado por e-mail + CS Monitor (P4).

06 · Acessos (até D+3)

O que é: provisionamento de acessos dos usuários e do token de integração com o ATS.

Quem faz: CSM + Tech DigAI (configuração técnica). O cliente fornece o que for técnico.

O que fazer: liberar usuários e configurar a integração seguindo o processo do deck (token imediato → implementação em 10 dias úteis → teste em 1 dia útil → criação das primeiras vagas).

Requisitos por ATS (lista oficial — nunca prometer integração fora dela):

Gupy — token. Tutorial.
Greenhouse — processo específico. Documentação.
Inhire — token + conta administrativa. Material.
SuccessFactors — conta administrativa + webhook.
PandaPé — token, extraído pelo gestor da conta na área administrativa. Se não estiver disponível lá, acionar o CS do PandaPé para ajudar a extrair.

Como fazer: solicitação de quantidade de acessos e de token sempre por e-mail (P4). Outras ATSs fora da lista são sempre sob análise — Vendas e CSM não confirmam disponibilidade antes do parecer do Tech.

Registro: acessos e integração registrados; pedido de acessos/token formalizado por e-mail.

07 · Onboarding (treino + piloto)

O que é: capacitação do time e início do piloto (PoC). Concluído em até 5 dias úteis após o kickoff. Meta de ativação: operação no ar em D+1 após o onboarding.

Quem faz: CSM conduz o treino. O PM/manager do cliente mobiliza os key users. O Tech DigAI não entra no onboarding — sua atuação se encerra na configuração da integração (etapa 06).

Material: não há deck próprio. O onboarding segue o fluxo acordado com o cliente conforme a North Star definida no kickoff — é sob medida, não padronizado.

Sequência recomendada de ativação:

Começar pelo núcleo — formatação de uso da integração DigAI + ATS e a IA de hunting. É o que faz a operação girar (vaga entrando, candidatos na etapa DigAI, entrevista rodando). Ativa-se isso primeiro e estabiliza o uso.
Demais features aos poucos — conforme escalamos o uso e o cliente amadurece. Só avançar depois que os key users estiverem adaptados. Evita sobrecarregar o cliente no início e protege a adesão: a base primeiro, o resto no ritmo do amadurecimento.

Como fazer: treinar sobre o fluxo acordado; ativar integração + hunting; comunicar os SLAs (CS: 24h; técnico: 72h); fixar na descrição do grupo de WhatsApp o link do DigAI Help, a gravação do onboarding e a pasta de materiais (P3). Reforçar que dúvida de uso e login vão para o autosserviço, não para o CSM.

Registro: treino realizado; materiais fixados no grupo; features liberadas registradas (P4).

Fatores críticos de sucesso deste momento

North Star validada e acordada no kickoff, dentro dos 4 pilares.
PM e key users definidos do lado do cliente — sem dono do roll-out, a adesão não se sustenta.
Integração seguindo os prazos (implementação em 10 dias úteis) e os requisitos corretos por ATS.
SLAs comunicados ao cliente de forma clara e consistente: 24h (CS) e 72h (técnico).
Onboarding começando pelo núcleo (integração + hunting), sem despejar todas as features de uma vez.
Tudo o que for prometido ou acordado formalizado por e-mail e registrado nos sistemas.

Padrões da área fixados neste momento