Missão
Levar o cliente do contrato assinado ao primeiro caso de sucesso no menor tempo possível, sem sacrificar qualidade. Implantação decide se a conta começa a vida com valor real ou com frustração. O onboarding não termina quando a apresentação acaba — termina quando o cliente realiza a primeira entrevista com sucesso.
É a área de maior alavancagem da jornada: um onboarding bem feito reduz risco, acelera adoção e cria o primeiro relatório de valor. Um mal feito gera uma conta que o CSM passa meses tentando destravar.
O que precisa ser feito
Conduzir a sequência do kickoff ao primeiro uso: kickoff, reunião de workflow, configuração de acessos, onboarding e primeira entrevista. Configurar a operação de verdade — vaga piloto, critérios de avaliação da IA, perguntas obrigatórias e eliminatórias, e a integração com a ATS do cliente (a DigAI integra com várias, não só uma). Garantir que as chaves de API foram coletadas, fazer o primeiro disparo e a primeira entrevista concluída, e fazer um handoff estruturado para o CSM do ongoing.
Como é feito
Kickoff (D0). Reunião de 45 min que alinha expectativa, papéis e visão de sucesso. Sai dela com North Star, vaga piloto, key users, cronograma validado e canal criado. É onde a DigAI se reposiciona como solução de negócio, não ferramenta.
É também no kickoff que se coletam as informações que destravam a integração. A DigAI integra com várias ATSs, e cada integração depende de credencial própria. Por isso o kickoff precisa definir qual ATS o cliente usa e solicitar formalmente as chaves de API / token — cedo, de propósito: a liberação pelo TI do cliente costuma demorar, e a reunião de workflow não avança na parte técnica sem a chave. Coletar no kickoff: ATS utilizado, credencial de API (token/chave), líder do projeto, key users e e-mails, vagas prioritárias e a meta principal.
Reunião de workflow (D+1 a D+3). Mapear como o recrutamento funciona hoje (onde a vaga nasce, quem aprova, onde publica, quem tria, quem decide) e definir onde a DigAI entra. Alinha integração e estratégia de rollout (key users primeiro para Enterprise/Middle; time completo para SMB). Pressupõe ATS definida e chaves solicitadas no kickoff — cabe ao CSM manter a cobrança até destravar.
Configuração (até D+3). Liberação de acessos e criação da vaga piloto. Aqui nasce a cobertura de configuração: critérios de avaliação, pesos, perguntas obrigatórias e eliminatórias. Quanto melhor a configuração, mais fiel o score e a aderência da IA. O score que o cliente verá depois é consequência direta da config feita agora — variação de score é escolha de configuração, não falha de produto.
Liberação de acessos. Regra dura: acesso só é liberado com contrato assinado, sem exceção. Mas não é preciso esperar o onboarding — assinado o contrato, o acesso pode sair já depois do kickoff. Hoje a liberação é feita manualmente pelo CSM, dentro da própria DigAI, cadastrando as pessoas — e, neste primeiro momento, idealmente apenas os key users. O modelo de hierarquia (o gestor incluir os próprios acessos) é estado futuro e ainda não está disponível.
Integração com a ATS. A arquitetura é a mesma para qualquer ATS: o ATS é o universo base e a DigAI enriquece. Com a chave provisionada desde o kickoff, a config define qual etapa/status do ATS dispara a entrevista, como os candidatos entram na etapa DigAI e como o resultado retorna. Alinhamento de campos, ambiente de teste e prazo de validação são desta área, com apoio técnico. A lista oficial de ATSs suportadas é Greenhouse, Gupy, Inhire, SuccessFactors e PandaPé — nunca prometer integração com um ATS fora dela (outras ficam sob análise do Tech). O que muda de uma para outra é a credencial e o mapeamento de campos, não a lógica. Requisitos e links por ATS estão no Princípio 01 · Transição Quente.
Onboarding (até D+5). Uma hora de treino: criação de vaga, disparo de entrevista, leitura de ranking, uso do banco e boas práticas — com exercício prático na vaga piloto. Termina com o primeiro disparo realizado ou agendado.
Primeira entrevista (até D+7) e check-in. Meta: primeira entrevista concluída em até sete dias. O check-in D+7 fecha o ciclo e prepara o relatório de 30 dias.
Organograma e papéis
- Implementation / Onboarding
- Onboarding Specialist — conduz kickoff, workflow e treino
- Apoio técnico de integração — ATS, tokens, campos, ambiente de teste
Na estrutura mínima, é o Chapéu 2 · Implantação, com a integração escalada para quem tiver a competência técnica no momento.
Métricas
- Time-to-onboard — assinatura → onboarding concluído.
- Time-to-first-interview — dias até a primeira entrevista concluída. Métrica-mãe da área.
- % de clientes com piloto rodando em D+7 — taxa de sucesso do onboarding.
- Cobertura de configuração — quão completa está a config da vaga.
- Taxa de onboarding no prazo — quantas contas cumpriram os cinco dias.
- Tempo até credencial da ATS recebida — dias entre solicitar a chave no kickoff e recebê-la. O gargalo mais comum da integração.
Entregáveis
Vaga piloto configurada e validada · Chaves de API coletadas e integração validada · Acessos dos key users liberados pelo CSM (após contrato assinado) · Cliente treinado · Primeiro disparo realizado · Mapa do fluxo de uso · Documento de handoff para o CSM.
Definição de pronto
Primeira entrevista realizada, check-in D+7 marcado e handoff formal feito. A conta sai da implantação usando, não só treinada.
Interfaces
Recebe de Vendas / CSM a conta após as boas-vindas · aciona Suporte / Técnico para a integração · entrega ao CSM a conta implantada com handoff · alimenta Strategy & Performance com o baseline. Um handoff malfeito aqui é dívida que o CSM paga por meses.
✅ Faça / ⛔ Não faça
✅ Faça
- Definir a ATS e solicitar as chaves de API já no kickoff.
- Liberar acesso apenas com contrato assinado (mas já pode ser após o kickoff).
- Cadastrar, neste momento, apenas os key users (hierarquia é estado futuro).
- Caprichar na cobertura de configuração — o score futuro depende dela.
- Fechar com handoff estruturado para o CSM.
⛔ Não faça
- Avançar a parte técnica da integração sem a credencial em mãos.
- Liberar acesso sem contrato assinado.
- Tratar a integração como específica de uma única ATS (só muda credencial + campos).
- Encerrar o onboarding só porque o treino acabou (encerra na 1ª entrevista).
- Passar a conta ao CSM sem baseline e sem handoff.